4 Toezicht en medezeggenschap

Het jaar 2019 stond voor ons in het teken van het samen met het College van Bestuur verder bouwen aan kwalitatief goed onderwijs, waarbij vakmanschap en brede vorming de uitgangspunten zijn. We ontvingen in februari het rapport van de Onderwijsinspectie die ons met een ‘goed’ beoordeelde. ‘Het bestuur van ROC Friese Poort neemt zijn verantwoordelijkheid serieus om goed onderwijs aan te bieden’, zo luidde het oordeel van de Onderwijsinspectie. Vanuit dit mooie fundament hebben we in 2019 onder meer ingezet op onderwijsinnovatie, de verbinding met het werkveld en de maatschappelijk rol die we in de regio pakken. Daarnaast is het studentenaantal wederom fors gestegen en stonden we in de top vijf van de Keuzegids Mbo. We stegen daarmee 12 plaatsen in de ranglijst en scoorden het hoogst in Friesland en Flevoland, alsmede landelijk bij de grotere ROC’s met meer dan 10.000 studenten. We hebben een hoge studenttevredenheid, goede studieprestaties: het aantal uitvallers is lager en het aantal studenten dat een diploma haalt hoger dan het landelijk gemiddelde. Wederom prachtige resultaten waar we trots op zijn.

Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies, die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Cultuur en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie. In het verslagjaar kwamen we vijf keer bijeen in een reguliere vergadering met het CvB. Daarnaast werd in eigen kring een evaluatievergadering gehouden. Middels drie strategische rapportages, waarmee het CvB aan de RvT verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op het doelmatig besteden van de middelen. We hebben goedkeuring gegeven aan het jaarverslag en de jaarrekening 2018, het jaarplan 2020 en de (meerjaren)begroting 2020 t/m 2022. Daarnaast kwamen in de reguliere vergaderingen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• Wijziging Reglement Raad van Toezicht en Bestuursreglement n.a.v. o.a. wijziging Code Goed Bestuur in het MBO
• Strategisch Huisvestingsplan
• Update van het Strategisch Personeelsplan
• Kaderbrief
• Kwaliteitsagenda
• Inspectierapport
• Naar een toekomstbestendige ICT-organisatie
• Treasurystatuut
• Bedrijfsopleidingen/volwassenenonderwijs

In de evaluatievergadering is het eigen functioneren geëvalueerd, waarbij onder leiding van een extern deskundige een teamanalyse op basis van Insights Discovery is gedaan. Geconcludeerd is o.a. dat de Raad van Toezicht als team een ruime stijldiversiteit heeft en in dat opzicht goed is samengesteld. Bij de eerstvolgende vacature zal het overzicht benut worden om ervoor te zorgen dat de diverse stijlen in de Raad vertegenwoordigd blijven. Daarnaast zijn de kracht en de valkuilen van de RvT als team en het CvB besproken. Bij de korte evaluatie die na afloop van iedere vergadering wordt gehouden, zal dit voortaan meegenomen worden.

In de evaluatievergadering zijn tevens de jaargesprekken met het CvB voorbereid en is op basis van de WNT 2020 de bezoldiging per 1 januari 2020 voor zowel RvT als CvB vastgesteld. We hebben geconstateerd dat we een evenwichtig en daadkrachtig College van Bestuur hebben, dat vol passie uitvoering geeft aan het besturen van de organisatie. De bezoldiging van het CvB is conform de WNT-regeling.

Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. Daarbij moet er altijd een balans zijn tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, verslagen van de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het overleg met de vakbonden en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten. Ook voeren we tweemaal per jaar overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en Studentenraad en hebben we gesproken met de vestigingsdirecteuren en de directeur Bedrijfsopleidingen. We hebben twee werkbezoeken aan de vestigingen gebracht. In Dokkum stond de verbinding met de regio en de systematiek ‘Leerkracht’ centraal. In Drachten spraken we met studenten en medewerkers van het volwassenenonderwijs, alsmede met instructeurs en oud-studenten die worden opgeleid tot docent Techniek. Tijdens de studiedag heeft Goos Minderman ons meegenomen in de ontwikkelingen op het gebied van Governance en hebben we van gedachten gewisseld over stakeholdermanagement en de rol van de Raad van Toezicht in dezen. Daarnaast volgen we de actuele ontwikkelingen middels ons lidmaatschap van de VTOI en van het Platform Raden van Toezicht. Een lid van de Raad heeft zitting in de agendacommissie van het Platform Raden van Toezicht. Bovenstaandeactiviteiten leiden ertoe dat we als RvT breder geïnformeerd zijn en kennis hebben van de ontwikkelingen in de organisatie. Deze informatie benutten we bij het reflecteren op stukken die aan ons worden voorgelegd.

De Raad van Toezicht wordt gevormd door zeven leden en een aspirant lid. Aan het eind van het jaar werd afscheid genomen van Annette Imhof en werd besloten het aspirant lid per 1 januari 2020 te benoemen als lid. Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 3.

In 2019 is de vergoeding voor de leden op basis van een eerder afgesproken indexering iets verhoogd. De vergoeding in 2019 bedraagt voor de voorzitter en leden resp. 9,75% en 6,5% van de bezoldiging van de bestuurder. Dit is ruim lager dan de toegestane maximale bedragen op grond van de Wet Normering Topinkomens. De ondersteuning van de Raad van Toezicht werd verzorgd door de bestuurssecretaris.

De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 9.1.7. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van ROC Friese Poort. ROC Friese Poort is in 2019 niet afgeweken van de branchecode Goed Bestuur.

Vorig jaar schreven we dat het CvB er tezamen met directie, medewerkers, maar ook met extern betrokken stakeholders volop de schouders onder heeft gezet. De resultaten daarvan zijn in 2019 meer dan merkbaar met o.a. een prachtig beoordeling van de Onderwijsinspectie! We sluiten dan ook wederom met trots het jaar af en bouwen ook volgend jaar door aan de kwaliteit van ons onderwijs. Want kwaliteit is een opdracht en is nooit een rustig bezit.

Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: rvt@rocfriesepoort.nl

Namens de Raad van Toezicht, Ger Jaarsma, voorzitter

Na verkiezingen trad aan het begin van 2019 een vrijwel geheel nieuwe Ondernemingsraad aan (zie Bijlage 5). In dit jaar stonden, naast inhoudelijke thema’s, onderlinge kennismaking, scholing en het zoeken naar een passende werkwijze op de agenda. Bij ons aantreden werden we geconfronteerd met een drietal stevige dossiers: de wijziging in de organisatie van de dienst ICT, het doorstroombeleid voor docenten LB naar LC en het werkdrukplan. 

Het CvB legde een voorgenomen besluit voor om de ICT-diensten in zijn geheel bij een externe marktpartij onder te brengen. Een rapport, op verzoek van het CvB, gemaakt door een extern bureau, gaf aan dat dit de duurzaamste en goedkoopste optie was. Vanwege twijfels van de OR bij dit rapport is een time-out ingelast en zijn aanvullende onderzoeken uitgevoerd. Het gehele proces heeft ertoe geleid dat de ICT-diensten nu gedeeltelijk en meer gefaseerd bij derden zullen worden ondergebracht. Daarmee worden de risico’s beperkt.

We konden begrip opbrengen voor de wens van het CvB om de min of meer automatische doorstroming na 3 jaar LB naar LC te laten vervallen. Voorstel van het CvB was het aandeel LC docenten op termijn terug te dringen naar 50%, te koppelen aan de hoeveelheid coördinerend werk en aan een te volgen scholingstraject. Dit zou moeten leiden tot een lagere gemiddelde personeelslast en daarmee de weg openen naar meer personeel en verlichting van de werkdruk.  Voor ons was het van belang dat LC de spilfunctie bleef; we een aantrekkelijk werkgever zouden blijven en ook dat docenten zonder coördinerende taken kunnen blijven doorstromen naar LC.  Daarnaast pleitten we voor een overgangsregeling. Na een periode van intensief en constructief overleg is er in februari 2020 algehele overeenstemming bereikt over het nieuwe beleid.

Vanuit de CAO-mbo kwam de verplichting tot het maken van een werkdrukplan voor de instelling. In het werkdrukplan zijn maatregelen opgenomen die de balans tussen de werklast en de draagkracht van een medewerker moeten bewaken. Dat vraagt een continue aandacht van de organisatie op instellingsniveau, domeinniveau, vestigingsniveau en vooral ook teamniveau. De OR zal de voortgang van de uitvoering blijven monitoren.

Naast deze incidentele punten kwamen uiteraard ook de jaarlijkse onderwerpen ter tafel. Zo passeerden o.a. de agendapunten; Vitaliteitsbeleid, werkkostenregeling, inrichting financiële administratie, jaarrooster en vakantieregeling, meerjaren-formatieplan, de kaderbrief en het arbo-beleidsplan de OR. Naast het intern overleg of het overleg met (vertegenwoordigers van) het CvB sprak de OR met de Raad van Toezicht, de Studentenraad en de vertegenwoordigers van de vakbonden betrokken bij de cao. 

Ook in 2019 heeft de OR haar taak uitgeoefend in het besef dat iedere medewerker zijn of haar steentje bedraagt aan het succes van onze studenten en aan een plezierige en inspirerende werkomgeving. Draagvlak zorgt ervoor dat ROC Friese Poort haar doelstellingen kan bereiken.

Namens de OR,
Cor Wursten, voorzitter
Gijs Jacobse, vicevoorzitter / secretaris

Op grond van het reglement van de studentenraad en het vastgestelde rooster van aftreden worden jaarlijks in januari verkiezingen georganiseerd. Er waren dit jaar 11 vacatures in de studentenraad. Op 11 februari 2019 is de nieuwe raad geïnstalleerd (zie Bijlage 4 Samenstelling Studentenraad).

In het verslagjaar hebben wij vijf keer overleg gevoerd met het CvB. Er was steeds sprake van een open en transparant overleg. Aandachtspunten die vanuit de studentenraad werden aangedragen, zijn door het CvB opgepakt en naar tevredenheid afgehandeld. Een greep uit de onderwerpen die ter besluitvorming zijn voorgelegd zijn het vergaderrooster, verkiezing voorzitter/vicevoorzitter en secretaris, begroting studentenraad 2020, jaarverslag 2018, onderwijs- en praktijkovereenkomst, examenreglement, de invoering van rookvrije schoolterreinen, keuzedelen, Privacyreglement, Studentenstatuut en de vakantieregeling 2020 - 2021.  Verder is onder meer gesproken over de studentenportal, de invoering van Office 365, Bring Your Own Device (BYOD) voor studenten, een studentenapp, de resultaten van de JOB-monitor, brede vorming, de regeling teruggave ongebruikte middelen en CO2 neutraal onderwijs.

Naast het reguliere overleg met het College van Bestuur heeft een delegatie van de Studentenraad tweemaal overleg gevoerd met een delegatie van de Ondernemingsraad over onder meer het rookbeleid, duurzaamheid, de gezonde school, feedback geven van studenten aan docenten, digitale vaardigheden van docenten, keuzedelen en excellentie.

Op 29 mei 2019 is in een de gezamenlijke vergadering van de Ondernemingsraad en de Studentenraad ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting.

Ook is tweemaal gesproken met een delegatie van de Raad van Toezicht over o.a. de rol van de studentenraad, de studenttevredenheid, duurzaamheid, het rookbeleid, keuzedelen, ICT en de reden van de studenten om zich kandidaat te stellen voor de studentenraad, alsmede de ambities van de studenten.

In juni 2019 volgde de hele studentenraad een JOB-training. Voorzitter Femme Noest heeft op 14 oktober 2019 tijdens de studentenraden-dag van OCW een pitch gehouden over het schoolkostenbeleid dat ROC Friese Poort hanteert. Ook was zij namens de Studentenraad betrokken bij de opening van het schooljaar van ROC Friese Poort, waar minister Van Engelshoven te gast was. 

Studentenraadslid Linh Ngo was dit studiejaar ambassadeur van ROC Friese Poort. Samen met 41 andere mbo-studenten was Linh in de race voor de Landelijke Ambassadeur mbo 2019. 

Voor Femme en Linh hele mooie en leerzame ervaringen!

Namens de Studentenraad,
Femme Noest, voorzitter

We hebben een gedegen examenorganisatie en de -processen zijn op orde. Betrokkenen weten wat er van hen verwacht wordt; kennis omtrent examinering en de betrokkenheid van de teams bij examinering is de afgelopen tijd sterk toegenomen. Dit blijkt uit de evaluaties die het afgelopen jaar gehouden zijn onder betrokkenen en is bevestigd door de inspectie van het onderwijs tijdens hun bezoek in oktober 2018. ‘De examencommissie borgt een voldoende deugdelijke examinering en diplomering. Daarbij functioneert zij voldoende deskundig en onafhankelijk’.

De teams dragen zorg voor een gedegen voorbereiding van de student, het beroepenveld en de beoordelaars. Ze zijn verantwoordelijk voor de afname en beoordeling, stellen de resultaten vast van de studenten in de verificatievergaderingen en dragen de studenten voor diplomering voor. De verantwoordelijkheid voor een goede gang van zaken tijdens examinering ligt bij de teams, waarbij de examenbureaus ondersteunend zijn.

De examencommissies kijken als onafhankelijke toezichthouder mee bij de uitvoering van de examinering en geven, indien nodig, advies om de processen te optimaliseren. Wanneer er niet voldaan wordt aan de afgesproken standaarden, grijpt de examencommissie waar nodig in.

Er zijn korte lijnen tussen de teams en de examencommissies, doordat de examencoördinatoren uit de teams lid zijn van de examencommissie. De examencommissies hebben overleg met de vestigingsdirecteuren over de stand van zaken binnen de vestiging.

In de examencommissies zitten geen leden die een financieel belang hebben. De voorzitter en secretaris hebben geen lijnverantwoordelijkheid richting de onderwijsteams. Daarmee is de examencommissie onafhankelijk. Er wordt in onderwijsadviesraden, werkveldbijeenkomsten en bijvoorbeeld tijdens stagebezoeken met het beroepenveld gesproken over de examinering. Gezien de wijze waarop het beroepenveld betrokken is bij de examinering, is er geen noodzaak om een lid uit de beroepspraktijk in de examencommissies te integreren. 

ROC Friese Poort voldoet daarmee aan de wettelijke eisen rondom de inrichting van examencommissies.

De voorzitters van de examencommissies komen regelmatig bijeen als examenraad. De examenraad adviseert het College van Bestuur over het beleid en de strategie aangaande de examens en de organisatie. Het College van Bestuur stelt het beleid vast. Er is in 2019 in de examenraad onder meer gesproken over convergentie op gebied van procedures en werkwijzen (o.a. toekennen van vrijstellingen en handelen bij fraude). Aanvullend heeft de examenraad een aantal speerpunten benoemd, welke voortvloeien uit het bezoek van de inspectie, gesprekken met het CvB en de evaluatie van de examenorganisatie, uitgevoerd door de examenraad. De volgende speerpunten zijn opgenomen in een plan van aanpak examinering: vereenvoudiging van de examenorganisatie, automatiseren en waar mogelijk digitaliseren van examenprocessen, het proces voor inkoop van examens in beeld brengen en optimaliseren en het uitwerken van risicogericht toezicht houden.

Minimaal twee keer per jaar zit de examenraad om tafel met het College van Bestuur om te spreken over de kwaliteit van examinering. Knelpunten en risico’s hebben de aandacht, maar ook het optimaliseren en waar mogelijk vereenvoudigen van de examenprocessen is terugkerend onderwerp van gesprek.

De betrokkenen bij examinering evalueren jaarlijks hun eigen functioneren. In de jaarverslagen worden de verbeterpunten benoemd. Speerpunten uit de jaarverslagen van de examencommissies leiden in 2019 tot de volgende aandachtspunten:

• De processen rondom de keuzedelen zijn niet optimaal en leveren significant meer werk op.
• Bij de taalexamens is soms sprake van een niet onafhankelijke beoordeling.

Verbeterpunten voor de teams worden opgenomen in de teamplannen.

Door de nauwe samenwerking tussen de onderwijsteams met het bedrijfsleven op het gebied van voorbereiding, afname, beoordeling en evaluatie, heeft het bedrijfsleven vertrouwen in de examinering. De examinering sluit aan bij de beroepspraktijk en is passend bij het beroep waar de student voor wordt opgeleid. 

Namens de examenraad
Mirjam Kuipers, voorzitter

ROC Friese Poort kent vier klachtencommissies: 

1. Klachtencommissie 
2. Commissie arbeidszaken 
3. Privacy commissie 
4. Commissie voor beroep van de examens 

Bij de klachtencommissie is één klacht binnengekomen. Deze klacht richtte zich tegen het niet vergoeden van alle reiskosten die als onderdeel van een stage gemaakt moesten worden. Deze klacht is ongegrond verklaard, met de aantekening dat de reiskosten in het weekend, als gevolg van een weekenddienst, wel door ROC Friese Poort vergoed dienen te worden.

Bij de Commissie arbeidszaken zijn in het verslagjaar 2019 twee bezwaarschriften binnengekomen. Een bezwaar ging over het moeten terugbetalen van studiekosten, bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst op verzoek van de werknemer. De klachtencommissie was van mening dat werknemer de door werkgever betaalde studiekosten niet terug hoefde te betalen. 
De tweede zaak had te maken met het nieuwe functiehuis van ROC Friese Poort. Uitgangspunt bij het nieuwe generieke functiehuis is dat medewerkers worden toegeleid van ‘stoel naar stoel’. Dat betekent dat ze dezelfde werkzaamheden blijven doen. Alleen de wijze waarop een functie wordt ondergebracht in het generiek functiehuis wijzigt. Indiener was het niet eens met de functie in het generieke functiehuis waar deze naartoe geleid was. De commissie heeft in eerste instantie het bezwaar gegrond verklaard. Het College van Bestuur heeft dit advies uiteindelijk niet overgenomen.

Bij de Privacy commissie is in 2019 geen klacht binnengekomen. 

Bij de Commissie voor beroep van de examens zijn vier beroepsschriften binnengekomen. Drie beroepsschriften richtten zich tegen het definitieve bindend studieadvies. Twee hiervan zijn ongegrond verklaard, doordat de voorgeschreven procedure bij het afgeven van een Bindend Studie Advies door ROC Friese Poort op correcte wijze gevolgd is. 
Eén beroepsschrift is door de indiener teruggetrokken, voordat de inhoudelijke behandeling van de zaak kon starten. 
Het laatste beroepschrift dat zich richtte op een onvoldoende beoordeling van de beroepspraktijkvorming is door indiener teruggetrokken, voordat inhoudelijke behandeling van de zaak kon starten.

mr. Douwe de Bruine, 
Secretaris klachtencommissies ROC Friese Poort